Excel 入门教程

excel开始
在公司给同事讲解用的 Excel 入门教程,原文如下:
一. 数据录入
 
1. 数据格式化
 
   Excel 有哪些数据格式?
   通过右击单元格,点击「设置单元格格式」调出数据格式菜单选项,分为:常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊、自定义这几种。
   格式化数据的目的是为了更加直观的显示数据类别、更方便的使用 Excel 函数进行复杂运算,如日期加减、序列号自增
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2. 数据输入
     ①. 直接输入
 
  • 填充序列号。输入方式:鼠标拖住下拉填充系列、行列函数引用、自增减简单运算
  • 日期输入。输入方式:格式化单元格前后输入
  • 数字输入。数字文本输入:单引号+数字
  • 批量输入。快捷键:Ctrl+Enter
  • 自动换行。「设置单元格格式」—>「对齐」—>「自动换行」
  • 单元格内换行。手动在单元格内换行,Windows 是Alt+Enter键,Mac下是Option+Enter
     ②. 文本导入
 
  • 系统粘贴
          粘贴内容到 Excel 表格中时,可以在粘贴区域右下角,或者Excel 表格左上角「粘贴」下拉快捷键中选择相应功能使用。
  • 文件导入
          菜单「文件」-「导入」,可导入各种格式的文件,如CSV、文本文件,根据向导,可将文本文件按照一定的分隔符导入到表格数据中。
     ③.常用案例
  • 隐藏/取消隐藏:可以隐藏行、列、工作表。如要隐藏C列,在C列顶部右击点击“隐藏”即可隐藏这一列;取消隐藏时,先选中C列前后的两列,右击点击“取消隐藏”,C列就回来了。
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  • 冻结窗格:将表格中某一部分始终显示在工作区内,比如你顶部的栏目一直固定,那么点击“视图”里的冻结窗格栏目。当数据条数比较多时,表头需要一直显示,冻结窗格就非常有用。
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  • 合并单元格:这个比较常用,用于重复数据显示时,分界使用,要注意的是,如果内容不相同,合并后显示的是最开头的单元格信息
  • 行列转换:有时候得到的数据,需要行列变换一下,可能更好处理,这时,可以先复制一下原数据表格中的数据,然后点击“选择性粘贴”,再在里面勾选“转置”,即可完成行列转换。
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二. 数据处理
1. 公式运用
  ①. 使用说明
 
  • 直接在输入框中输入 「=」+公式
  • 调用公式生成器生成
  • 选中数据,点选快捷图标计算
  • 单元格拼接符号:「&」
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  ②. 注意事项
 
  • 单元格引用
    
       1). 相对引用。使用单元格引用计算时,直接使用单元格地址,在拖拉单元格或复制时,单元格地址会变动。
       2). 绝对引用。使用单元格引用计算时,「$」符号代表绝对引用,在拖拉单元格,快速运算时,「$」后面跟的行列序列号不会变动
       3). 跨表格引用。跨表格引用符「 ! 」, 当需要处理两个表格的数据,交互引用操作时。因为把一个表格的数据都复制过去,比较麻烦,这时用跨表格引用会方便很多。例如:计算公式:=A2/$C2,在使用时,鼠标拖拉/复制公式时,「$C2」代表引用的单元格列位置序号不会变化,行号会变化,而「A2」的单元格位置也会变化。
      4). 快捷方式。Windows 操作系统为 F4、Mac下是Command+4,可以快速将相对引用变为绝对引用。
  ③. 常用函数公式
  • 简单函数。求和: SUM(),平均值:AVERAGE(),计数:COUNT(),非空计数:COUNTA(),最大、最小值: MAX()/MIN()。
  • 复杂函数
 
      1). IF函数。是执行真假值判断的函数,根据逻辑计算的真假值,返回不同结果;但是 IF 还可进行嵌套判断。例如:=IF(E2>1000,”达标”,”不达标”),意思是判断E2单元格里的数,如果大于1000则达标,如果不大于1000则不达标。
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      2). COUNTIF函数:这个函数的作用是统计在某个范围内,满足既定条件的单元格的个数;比如=COUNTIF(E:E,”>1100″) 即在 E 列的范围内,单元格内容是 >1100 的个数。同理 SUMIF 函数
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       3). VLOOKUP函数:对于Excel 里面的数据匹配查找,VLOOKUP函数功能很强大。在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组中该数值所在行中指定列处的数值。因为函数参数较多,最开始可以借助 Excel 自带的公式生成器帮助使用,步骤如下:
          1.打开公式生成器
          2.输入查找目标
          3.指定查找范围
          4.指定查找后取值的列序号
          5.指定精确匹配还是模糊匹配。「0」 代表精确匹配,「1」 代表模糊匹配
 
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       4). 数据透视表:对于统计的工作表中数据记录比较多,统计项目比较复杂,数据透视表能帮助很快捷的分析数据。
          1. 打开数据表。将数据格式化,注意要有表头,数据表中不要有异常数据。
          2. 创建数据透视表。先选中整个表格,然后在「插入」栏目中点击「数据透视表」,选择「新工作表」,即可在创建一个新的数据透视表。
          3. 选择想要统计的维度。将相应的数据拖到不同的区域,建立新的统计表。
          4.选择数据透视表字段。数据透视表计算「值」时,默认采取「计数」的方式统计,统计该字段出现的次数。如果想要求和、平均值等计算时,点击字段旁边的小图标,弹出选择框,选择相应的统计方式即可。
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2. 其它常用功能
①. 筛选、排序
   在需要对某一列进行过滤、快速排序查找数据时,很有用。
 
②. 查找、替换
     可点击「编辑」—>「查找」、「替换」,使用该功能,很有用的地方就是替换全角、半角字符。
③. 数据有效性设置
    如我想把某列设置为性别,可选值有男、女、其他,为了防止数据输入错误,只能选择默认值,这里就可以通过设置有效性验证来实现上述功能。点击菜单「数据」里的「数据验证」,设置数据限制条件即可,这样在输入其它数值时,就会警告提示。
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④. 其它常用功能
    数据去重、多级分组、表格样式、条件格式
三. 图表制作
  1. 基础知识
 
    ①. 图表设计
      
  • 单一数据:1.直接把该数据放大;2.通过简单图形颜色对比反映数据
  • 对比型数据:常用柱形图,利用颜色对比、大小变化让信息更醒目
  • 比例关系型数据:常用圆饼图、方饼图
  • 相关关系型数据:常用散点图,附加趋势线
 
    ②. 图表类型
 
  • 柱形图:用于对比数据的展示,从而清晰的展示出各种数据的增长情况
  • 折线图:用于某一个整体趋势性变化的数据
  • 饼图:用于比例数据的展示
  • 条形图:用于清晰快速的比较出不同数据之间的大小
  • 其它图:散点图、气泡图、雷达图等
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     ③. 图表结构
 
  • 图表标题:图表的名称,还可有简单的说明,介绍图表的情况。
  • 坐标轴:X轴、Y轴,可能是时间,也可能是数据刻度或其他。
  • 绘图区:根据数据和规定的X、Y轴,绘制出的直观的表格图像。
  • 数据说明:绘图区的数据可能分为几组,用于解释各数据的含义。
  • 数据来源:注明数据是从哪儿获取的,赋予数据可信度。
  2. 操作步骤
 
   ①.选中目标数据,然后在「插入」里点击「插入折线图」,即可生成一个折线图的表格。
    ②. 更改表格类型,对着图表右键选择「更改图表类型」可以改变图表类型,通过各种菜单项,调整图形参数,达到最终想要呈现的效果图形
附录
Excel 常识
  • Excel最大处理数据条数:2003版及以下的 Excel 能够处理最多2^16=65536条记录,2007 版及以上的 Excel 能够处理最多2^20=1048576条记录。(不过一般超过30万数据就会很卡)
  • Excel行、列数限制:2003版最大行数是 65536 行,最大列数是256列。Excel 2007及以后的版本最大行数是1048576行,最大列数是16384列。
  • Excel单元格中存放字符数限制:每个单元格最多存放32,767 个字符(汉字数减半)。单元格中只能显示 1,024 个字符;而编辑栏中可以显示全部 32,767 个字符。
Excel 是分析处理数据的工具,数据是各种事务的量化表达,这背后都是基于人性的考量
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